Privacy statement voor sollicitanten en werknemers

Privacy statement sollicitanten en werknemers

Privacy statement Flexer Nederland

Je privacy is zeer belangrijk voor Flexer Nederland. Deze Online Privacy Statement legt uit hoe wij je persoonlijke informatie verzamelen, gebruiken, verwerken en delen en hoe je toegang hebt tot je persoonlijke informatie en deze kunt wijzigen of verwijderen.

1. Op welke diensten is deze Online Privacy Statement van toepassing?

Deze Online Privacy Statement is van toepassing op alle websites en portalen van Flexer Nederland die toegang geven tot onze onlinediensten en met deze Online Privacy Statement zijn verbonden.

Daarnaast is deze Online Privacy Statement ook van toepassing op de registratie en verwerking van alle persoonsgegevens die een gebruiker aan Flexer Nederland verstrekt voor het gebruik van door Flexer Nederland aangeboden diensten hetzij als (kandidaat-)uitzendkracht, hetzij als (kandidaat-)werknemer of (kandidaat-)deelnemer aan opleidingen, hetzij als contactpersoon van een opdrachtgever of andere door Flexer Nederland aangeboden activiteiten of diensten, hetzij als natuurlijke persoon die door of via de bemiddeling van Flexer Nederland werkzaam is bij een opdrachtgever van Flexer Nederland. Flexer Nederland zal de ontvangen persoonsgegevens alleen gebruiken voor de in deze Online Privacy Statement omschreven doeleinden.

2. Welke informatie verzamelen wij van u?

2.1. INFORMATIE DIE U ONS VERSTREKT

Wanneer u met ons communiceert via onze website, e-mail, telefoon, fax en sociale media verstrekt u ons gegevens. Wij verzamelen uw persoonlijke informatie ook wanneer wij een gebruikersaccount voor u aanmaken zodat u toegang kunt hebben tot onze onlinediensten. Persoonlijke informatie die u ons geeft, omvat onder andere:

informatie die u ons verstrekt via een webformulier, zoals het sollicitatieformulier, de inschrijving voor een nieuwsbrief, evenement of training op de website;

identificatiegegevens, zoals uw naam en gebruikersnaam en contactgegevens waarmee wij met u kunnen communiceren, zoals e mailadres en telefoonnummer;

gegevens bij inschrijving in één van onze kantoren of wanneer je je op een andere wijze aanmeldt (bv. jobbeurs) om gebruik te willen maken van onze diensten;

gezondheidsgegevens noodzakelijk voor de wetgeving inzake welzijn op het werk attesten medische keuring) en de aangifte en het beheer van arbeidsongevallen;

informatie die wij gebruiken om de toegang tot onze online diensten te beveiligen, zoals uw wachtwoord of andere authenticatiegegevens;

andere inhoud die u genereert of ons verstrekt in verband met uw account (zoals een foto op uw gebruikersprofielpagina, communicatievoorkeuren of vragen voor ondersteuning).

2.2. INFORMATIE DIE WIJ AUTOMATISCH VERZAMELEN

Wij gebruiken ook 'cookies' (kleine tekstbestanden die bij elk bezoek aan onze website door uw computer worden verzonden) om gegevens te verzamelen of op te slaan. Wanneer wij cookies gebruiken, maken wij gebruik van sessiecookies (die duren tot u uw browser sluit) of permanente cookies (die duren tot u of uw browser ze wissen). Zo gebruiken wij cookies om uw taalvoorkeuren of andere instellingen op te slaan zodat u ze niet telkens hoeft in te stellen wanneer u onze websites, portalen of toepassingen bezoekt. Sommige cookies die wij gebruiken zijn gekoppeld aan uw profiel (inclusief informatie over u, zoals uw e-mailadres) en andere cookies niet. Raadpleeg ons Cookiebeleid voor meer informatie over hoe wij cookies gebruiken en hoe u ze kunt uitschakelen.

Beveiligingsinformatie

Wij registreren de gebruikersactiviteit om tijdig ongeautoriseerd of kwaadaardig gedrag te detecteren, zoals wanneer een gebruiker inlogt of uitlogt, een wachtwoord wordt gereset of bij wijzigingen in toegangsrechten.

3. Hoe gebruiken wij deze informatie?

Wij gebruiken uw persoonlijke informatie voor verschillende zakelijke doelen en volgens verschillende juridische grondslagen voor verwerking, onder meer om u onze diensten te verstrekken, om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, om onze legitieme belangen na te streven of op basis van uw toestemming.

3.1. VOOR HET SPECIFIEKE DOEL WAARVOOR U ZE ONS HEBT VERSTREKT

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens om u op een persoonlijke en efficiënte manier de gevraagde informatie, producten en diensten te kunnen aanbieden.

3.1.1. UITZENDKRACHTEN

Wanneer u op zoek bent naar een job als uitzendkracht of bij ons werkt als uitzendkracht verwerken wij uw persoonlijke gegevens om:

u te helpen een geschikte job te vinden;

met u te communiceren over openstaande functies en de voortgang van eventuele sollicitaties;

u meldingen te bezorgen over openstaande functies waarvan wij denken dat die u zouden kunnen interesseren;

u te helpen en te adviseren tijdens uw zoektocht naar een nieuwe job en uw profiel en/of curriculum vitae, al dan niet geanonimiseerd, op de Flexer Nederland website te plaatsen;

uw geschiktheid voor een bepaalde functie of opdracht te beoordelen en u desgevallend daartoe deel te laten nemen aan (online) testen alsook testresultaten te genereren;

u werk, opdrachten, opleidingen, carrière en/of loopbaanadvies en andere werk gerelateerde diensten aan te kunnen bieden;

u in contact te brengen met of voor te stellen aan verschillende opdrachtgevers en/of relaties van Flexer Nederland en onze verplichtingen naar de opdrachtgevers te kunnen naleven wanneer u een job krijgt aangeboden;

u bij deze opdrachtgevers en/of relaties werkzaamheden, diensten en/of projecten te laten uitvoeren;

onze verplichtingen als werkgever te kunnen naleven wanneer u een job krijgt aangeboden waaronder onder andere uw inschrijving uit te voeren en te beheren, de volledigheid en juistheid van de gegevens te verifiëren, met u een arbeidsrelatie, dan wel een relatie gericht op het verwerven/uitvoeren van opdrachten aan te gaan en te onderhouden alsook de daartoe nodige administratie te voeren met inbegrip van personeels- en loonadministratie;

uw gegevens te bezorgen aan geschikte toekomstige opdrachtgevers

uw gegevens te bezorgen aan verwerkers die door Flexer Nederland zijn ingeschakeld voor het uitvoeren van bepaalde taken;

u informatie te geven over de algemene trends op de vacaturemarkt, de arbeidsmarkt en het eigen bestand met alle gebruikers te analyseren;

u periodiek een of meerdere voor de vakkennis relevante bladen en/of magazines, al dan niet digitaal te doen (laten) toekomen (indien en voor zover u hiervoor in aanmerking komt) met inbegrip van de Flexer Nieuwsbrief;

u te informeren over de producten en/of diensten van door Flexer Nederland zorgvuldig geselecteerde partners door plaatsing van informatie hieromtrent op zijn website dan wel door informatie hieromtrent op te nemen in zijn nieuwsbrief;

uw gegevens te gebruiken en door te geven aan opdrachtgevers, relaties, onderaannemers van Flexer Nederland en aan overheidsinstanties;

uw gegevens te verstrekken aan andere ondernemingen van de Umani Group, inhoudende dat uw gegevens (tevens) worden opgenomen in de database van deze verbonden groepsmaatschappijen.

3.1.2. PAYROLLING

Wanneer u door één van onze klanten bent geselecteerd en bij ons bent aangebracht om de loonadministratie te verzekeren, dan verwerken wij uw persoonlijke gegevens om:

u bij deze opdrachtgevers en/of relaties werkzaamheden, diensten en/of projecten te laten uitvoeren;

uw gegevens te bezorgen aan verwerkers die door Flexer Nederland zijn ingeschakeld voor het uitvoeren van bepaalde taken;

u informatie te geven over de algemene trends op de vacaturemarkt, de arbeidsmarkt en het eigen bestand met alle gebruikers te analyseren;

uw gegevens te gebruiken en door te geven aan opdrachtgevers, relaties, onderaannemers van Flexer Nederland en aan overheidsinstanties;

uw gegevens te verstrekken aan andere ondernemingen van de Flexer Nederland, inhoudende dat uw gegevens (tevens) worden opgenomen in de database van deze verbonden groepsmaatschappijen.

Indien uw tewerkstelling bij onze oorspronkelijke klant ten einde loopt, krijgt u automatisch het statuut van uitzendkracht. Vanaf dan is de andere sectie van deze privacy statement van toepassing.

3.1.3. MEDEWERKERS FLEXER NEDERLAND

Wanneer u op zoek bent naar een job als medewerker bij ons of bij ons werkt, verwerken wij uw persoonlijke gegevens om:

met u te communiceren over openstaande functies en de voortgang van eventuele sollicitaties;

u meldingen te bezorgen over openstaande functies waarvan wij denken dat die u zouden kunnen interesseren;

uw geschiktheid voor een bepaalde functie of opdracht te beoordelen en u desgevallend daartoe deel te laten nemen aan (online) testen alsook testresultaten te genereren;

u werk, opdrachten, opleidingen, carrière en/of loopbaanadvies en andere werk gerelateerde diensten aan te kunnen bieden;

uw gegevens te bezorgen aan verwerkers die door Flexer Nederland zijn ingeschakeld voor het uitvoeren van bepaalde taken;

u informatie te geven over de algemene trends op de vacaturemarkt, de arbeidsmarkt en het eigen bestand met alle gebruikers te analyseren;

uw gegevens te gebruiken en door te geven aan opdrachtgevers, relaties, onderaannemers van Flexer Nederland en aan overheidsinstanties;

uw gegevens te verstrekken aan andere ondernemingen van de Umani Group inhoudende dat uw gegevens (tevens) worden opgenomen in de database van deze verbonden groepsmaatschappijen.

3.1.4. KLANTEN

Als u ons als opdrachtgever vraagt om met u samen te werken, verwerken wij uw persoonlijke gegevens om:

u de gevraagde dienstverlening te kunnen bieden;

u advies te geven aangaande relevante diensten en producten;

u informatie te geven over de algemene trends op de vacaturemarkt, de

arbeidsmarkt en het eigen bestand met alle gebruikers te analyseren;

u periodiek een of meerdere voor de vakkennis relevante bladen en/of

magazines, al dan niet digitaal te doen (laten) toekomen (indien en voor

zover u hiervoor in aanmerking komt) met inbegrip van de Flexer Nederland nieuwsbrief;

uw gegevens te verstrekken aan andere ondernemingen van de Umani Group, inhoudende dat uw gegevens (tevens) worden opgenomen in de database van deze verbonden groepsmaatschappijen;

om u informatie te sturen over andere interessante gerelateerde oplossingen, uitnodigingen voor evenementen of survey om onze dienstverlening te verbeteren.

3.1.5. OM UW ERVARING OP ONZE WEBSITES, PORTALEN EN TOEPASSINGEN TE PERSONALISEREN EN TE VERBETEREN.

Wij gebruiken uw persoonlijke informatie om onze website, portalen en toepassingen te personaliseren op basis van uw gebruik en voorkeuren zodat u een goede ervaring hebt.

Wij verzamelen geaggregeerde analysegegevens van onze websites, portalen en toepassingen om onze digitale platforms continu te optimaliseren. Wij zorgen ervoor dat alle gegevens die wij hiervoor verzamelen, geanonimiseerd zijn.

3.1.6. OM ANALYSES EN MARKTONDERZOEK UIT TE VOEREN

Wij gebruiken geaggregeerde gegevens ook om analyses uit te voeren, zoals trendanalyses, marktonderzoek en voorspellende analyses.

3.1.7. OM TOEGANG TE GEVEN TOT ONZE BEVEILIGDE PORTALEN EN

TOEPASSINGEN EN ONZE ONLINE DIENSTEN VEILIG EN OPERATIONEEL TE

HOUDEN

Wij gebruiken uw persoonlijke informatie, zoals e-mailadres en wachtwoord, om u toegang te geven tot de portalen en toepassingen waarop u recht hebt. Wij nemen de nodige maatregelen om dit soort informatie goed te beschermen en te verhinderen dat onbevoegden toegang krijgen tot uw profiel.

Daarnaast gebruiken wij de informatie om de beveiliging van onze online diensten op te volgen en ongeautoriseerde of kwaadaardige activiteiten tijdig op te sporen.

4. Verstrekken van persoonsgegevens aan derden en openbaar maken

van persoonsgegevens

Flexer Nederland verstrekt geen persoonsgegevens van gebruikers aan derden, behoudens en voor zover dit in deze Online Privacy Statement is aangegeven, ter verificatie is van de volledigheid en juistheid van deze gegevens, in overeenstemming is met de geldende (privacy) wet- en/of regelgeving, Flexer Nederland daartoe wordt verzocht of verplicht door een officiële instantie, nodig zou zijn om de rechten van Flexer Nederland te vrijwaren, dan wel om een misdrijf te voorkomen en/of de veiligheid van zijn gebruikers en/of derden te beschermen. Uw persoonsgegevens worden aan een verwerker enkel verstrekt voor zover deze toegang noodzakelijk is om de door Flexer Nederland opgedragen taken uit te voeren. Flexer Nederland heeft de nodige maatregelen genomen om de verstrekking van deze gegevens op een veilige manier te laten verlopen. In een daartoe gesloten verwerkersovereenkomst wordt de verwerker verplicht om de persoonsgegevens niet aan derden te verstrekken of te gebruiken voor andere dan de doeleinden waarvoor deze verkregen werden. Indien de gegevens van u aan de aan Flexer Nederland verbonden groepsondernemingen worden verstrekt en de gegevens (tevens) worden opgenomen in de database van deze groepsondernemingen, dan is ten aanzien van de verwerking van uw gegevens als gebruiker door deze groepsondernemingen deze Online Privacyverklaring van toepassing. Met dien verstande dat daar waar Flexer Nederland
staat de naam de van desbetreffende groepsonderneming moet worden gelezen. Wij verwerken ook persoonlijke gegevens om te beantwoorden aan eventuele redelijke vragen van bevoegde ordehandhavingsdiensten of -vertegenwoordigers, het gerecht en overheidsinstanties of -organisaties, waaronder bevoegde gegevensbeschermingsinstanties.

Uw persoonlijke gegevens kunnen als bewijs worden overgedragen aan de politie of het gerecht, en dit op ons initiatief of indien er gegronde vermoedens zijn van een onwettige handeling of misdaad die door u werd gepleegd. Wij verwerken uw persoonlijke gegevens om statistische analyses uit te voeren met het oog op het verbeteren van onze websites, producten en diensten of het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten.

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens om onze rechtmatige belangen en de rechtmatige belangen van onze partners of derden te vrijwaren als en wanneer uw registratie via of gebruik van onze website of andere communicatiekanalen kan worden beschouwd als een inbreuk op eender welke toepasselijke gebruiksvoorwaarden, intellectuele-eigendomsrechten of om het even welke andere rechten van een derde, een gevaar voor de veiligheid of integriteit van onze websites of andere communicatiekanalen, een gevaar voor de website, andere communicatiekanalen of onderliggende systemen van onze onderaannemers ten gevolge van virussen, Trojaanse paarden, spyware, malware of eender welke andere vorm van kwaadaardige code, of haatdragend, obsceen, discriminerend, racistisch, lasterlijk, rancuneus, beledigend of op een andere manier ongepast of illegaal van aard zijn.

5. Hoe hebt u toegang tot uw persoonsgegevens, hoe controleert en verwijdert u ze?

U hebt het recht om al uw persoonlijke gegevens die door ons werden verwerkt, op te vragen.

U hebt het recht ons te vragen om foutieve persoonlijke gegevens van u kosteloos aan te

passen. Indien een dergelijke vraag wordt ingediend, moet deze vergezeld zijn van een bewijs

dat de te corrigeren gegevens daadwerkelijk fout zijn.

U hebt te allen tijde het recht om uw eerder gegeven toestemming voor het verwerken van uw persoonlijke gegevens in te trekken of om uw communicatievoorkeuren aan te passen.

U hebt het recht te vragen dat uw persoonlijke gegevens worden gewist als deze niet langer

nodig zijn voor de doeleinden die worden beschreven in deze Online Privacy Statement. Merk

echter op dat een dergelijke vraag tot schrapping door ons zal worden geëvalueerd rekening

houdend met:

hogere belangen van Flexer Nederland of een eventuele derde partij; en

wettelijke verplichtingen, of juridische of bestuurlijke bevelen die een

dergelijke schrapping tegenspreken. In plaats van ons te vragen uw persoonlijke gegevens te wissen, kunt u ons ook vragen de verwerking ervan te beperken als en wanneer (a) u de nauwkeurigheid van de gegevens betwist, (b) de verwerking ervan onwettig is of (c) de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden beschreven in deze Online Privacy Statement.

Indien u een of meer van de hierboven vermelde rechten wilt uitoefenen, kunt u dit doen

volgens de aanwijzingen in het onderdeel ‘vragen en klachten‘ hieronder. Een e-mail met

daarin een verzoek om een bepaald recht uit te oefenen, kan niet worden geïnterpreteerd als een toestemming voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens, behalve in de mate die nodig is voor het verwerken van uw verzoek. In een dergelijk verzoek moet u uw identiteit bewijzen en moet duidelijk worden vermeld welk recht u wilt uitoefenen en, indien nodig, ook de reden daarvoor.

Wij brengen u meteen op de hoogte van de ontvangst van uw verzoek. Als het verzoek geldig blijkt, zullen wij het zo snel als redelijkerwijs mogelijk inwilligen, en dit ten laatste dertig (30) dagen na ontvangst ervan.

6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw gegevens zolang ze relevant zijn voor onze commerciële en operationele

activiteiten of voor andere essentiële doeleinden zoals het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, het oplossen van geschillen en het handhaven van ons beleid. Dit geldt ook voor iedereen met wie wij uw informatie delen en die namens ons diensten verleent. De volgende criteria kunnen een invloed hebben op de effectieve bewaartermijnen:

Hoelang hebben wij de persoonlijke informatie nodig om onze diensten te leveren? Dit omvat het onderhouden en verbeteren van de prestaties van onze producten, het veilig houden van onze systemen en het bijhouden van de juiste bedrijfsdocumenten.

Zijn wij om wettelijke, contractuele of soortgelijke redenen verplicht om uw persoonlijke informatie te bewaren? Voorbeelden zijn onder meer verplichte gegevensbewaringswetten, bevelen van de overheid om gegevens te bewaren die relevant zijn voor een onderzoek, of

persoonlijke informatie die voor een rechtszaak wordt bewaard.

Hebt u toestemming gegeven voor een langere bewaartermijn? In dat geval bewaren wij de gegevens in overeenstemming met uw toestemming.

7. Met wie delen wij uw persoonlijke informatie?

Wij kunnen uw persoonlijke informatie doorgeven aan andere leden van de Umani Group

aan derden in overeenstemming met deze Online Privacy Statement. Wij kunnen informatie delen als wij van mening zijn dat de openbaarmaking redelijkerwijs noodzakelijk is om te voldoen aan een wet, regelgeving of wettelijk verzoek:

aan wetshandhavingsinstanties, overheidsinstanties of bevoegde derden als reactie op een geverifieerd verzoek of juridische procedure in verband met een strafrechtelijk onderzoek of vermeende of vermoedelijke illegale activiteit of andere activiteit waardoor wij, u of een van onze andere gebruikers wettelijk aansprakelijk zouden kunnen worden gesteld;

aan derden die verwikkeld zijn in een gerechtelijke procedure, indien ze ons een dagvaarding, gerechtelijk bevel of een in wezen vergelijkbare wettelijke basis geven, of wij anderszins te goeder trouw menen dat de openbaarmaking van informatie noodzakelijk is om dreigende fysieke schade of financiële verliezen te vermijden of vermoedelijke illegale

activiteit te melden.

Flexer Nederland is niet aansprakelijk voor eventuele schade die voortkomt uit het gebruik van persoonsgegevens door derden, aan wie deze gegevens overeenkomstig deze Online Privacyverklaring of met uw toestemming werden verstrekt. Noch kan Flexer Nederland aansprakelijk gehouden worden voor de eventuele niet-naleving van weten/of regelgeving door derden.

8. Hoe beschermen wij uw informatie?

Flexer Nederland spant zich tot het uiterste in om passende organisatorische en technische maatregelen te nemen teneinde de persoonsgegevens van u te beveiligen tegen onrechtmatige verwerking en/of verlies. Werknemers van Flexer Nederland, die namens Flexer Nederland toegang hebben tot de persoonsgegevens van u zijn gehouden aan een geheimhoudingsbeding. Wij zetten ons in om uw gegevens veilig te houden en doen beroep op beveiligingsspecialisten die toezicht houden op de veiligheidsmaatregelen die wij nemen. Wij hebben een informatiebeveiligingsprogramma met administratieve, technische en fysieke beveiligingsmaatregelen die wij implementeren en continu bijwerken. Dit omvat beveiligingen zoals firewalls en data-encryptie, fysieke beveiliging en controle op de toegang tot informatie. Onderneem zelf ook stappen om uw persoonlijke informatie online te beschermen. Kies een sterk wachtwoord en gebruik niet hetzelfde wachtwoord als u voor andere sites gebruikt. Deel uw wachtwoord met niemand. Flexer Nederland zal nooit uw wachtwoord vragen in een ongevraagd telefoongesprek of in een ongevraagde email. Vergeet ook niet om van de website uit te loggen en sluit uw browservenster zodra u klaar bent met uw werk. Flexer Nederland aanvaardt geen aansprakelijkheid voor onrechtmatige acties van derden, die er ondanks de genomen maatregelen, toch in zouden slagen om deze te omzeilen of persoonsgegevens voor oneigenlijke doeleinden te gebruiken.

9. Wijzigingen aan deze Online Privacyverklaring

Flexer Nederland behoudt zich het recht voor om deze Online Privacy Statement van tijd tot tijd aan te passen om wijzigingen in privacy praktijken of nieuwe privacy praktijken in overeenstemming met deze bepaling weer te geven. Als wij wijzigingen aanbrengen in deze Online Privacy statement, plaatsen wij de herziene Verklaring op onze website en werken wij de datum 'Laatst bijgewerkt' bovenaan deze Online Privacy Statement bij.

10. Vragen en klachten

Bent u een (kandidaat) uitzendkracht of een klant en hebt u vragen in verband met privacy, neem dan contact op met uw aanspreekpunt bij Flexer Nederland. Voor alle andere vragen of klachten over onze Privacy Statement of dit onderwerp, neem dan met ons contact op via administratie@flexerjobs.nl

U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de relevante toezichthoudende autoriteit

wanneer u van mening bent dat wij de gegevensbeschermingswetten niet hebben nageleefd.

Voor Flexer Nederland kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens,

Meer informatie over hoe u dit doet, vindt u op hun website:

https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/

Laatst bijgewerkt op: 20/01/2025